Normas de comunicaciones

Fecha límite para el envío/recepción de las comunicaciones

15 de Julio de 2019

Fecha límite para el envío de las correcciones por parte del Comité Científico

31 de Julio de 2019

Fecha límite para el envío/recepción de las comunicaciones corregidas

9 de Septiembre de 2019

Fecha límite para la resolución definitiva sobre de las comunicaciones por parte del Comité Científico

20 de Septiembre de 2019

CONDICIONES GENERALES DE COMUNICACIONES CIENTÍFICAS

A. Normativa interna que regula el funcionamiento de Comités, Comisiones, Secretaría Científica y Jurados

1.- Organización Científica de los Congresos y Actividades Científicas de AEDE:

1.1.- La organización de los aspectos científicos de las Reuniones Anuales de AEDE correrá a cargo del Comité Científico.

1.2.- Dos miembros del comité científico, designados por la Junta de AEDE, actuarán como coordinadores de las comunicaciones científicas. Su misión será velar para que las comunicaciones científicas sigan las normas establecidas por la AEDE, tanto en las fases previas a la realización de la reunión anual como durante la misma.

2.- Tipos de Comunicaciones

2.1.-En los Congresos Anuales de AEDE las Comunicaciones Científicas tendrán cuatro modalidades de presentación:

Comunicación oral de investigación (COI)

Caso Clínico (CC)

Póster de investigación (PI)

Póster clínico (PC)

2.2.- Se establecerán sesiones de lectura y presentación independientes para cada uno de ellos, existiendo, en consecuencia, premios y jurados también independientes.

3.- La Comisión de Selección de Resúmenes:

3.1.- Dado que la capacidad de presentación de Comunicaciones y Pósteres es limitada, y que es necesario y beneficioso para el desarrollo científico la existencia de controles de calidad científica en las publicaciones y comunicaciones en congresos, el Comité Científico propondrá una Comisión de Evaluación de los resúmenes de las comunicaciones y pósteres , con la misión de valorar y seleccionar las comunicaciones, que cumplan los requisitos de calidad y metodológicos establecidos. Estas podrán ser presentadas siguiendo el esquema de categorías definidos. La secretaría de AEDE, tras aprobación por la Junta Directiva, hará saber a los miembros de la comisión de selección su elección.

3.2.- La comisión de selección estará formada por 6 miembros, con tres miembros para evaluar cada categoría de comunicaciones, siendo estas: (1) CC y PC, (2) COI y PI. Esta comisión será una comisión de trabajo interna. No se hará pública su composición y los evaluadores permanecerán ciegos a la identidad de los autores y de los centros de trabajo.

3.3.- La Comisión de Selección deberá ser nombrada en el momento de tener el listado definitivo de trabajos enviados. Los miembros de la misma deberán aceptar formalmente regirse por la normativa desarrollada por la AEDE a tal efecto. Los miembros de las comisiones no pueden tener trabajos presentados en las categorías que evalúen.

3.4- Los tres miembros de cada categoría evaluarán y calificarán (de 0 a 10) separadamente los resúmenes de las comunicaciones mediante un sistema informático adecuado, y los/as coordinadores/as de comunicaciones valorarán las puntuaciones obtenidas.

Si dos puntuaciones están por debajo de 5, la comunicación será rechazada. Las puntuaciones servirán para establecer en orden de prelación las Comunicaciones aceptadas para cada categoría de las sesiones orales. Las Comunicaciones que no entren en esa lista, podrán ser evaluadas en la misma categoría de Póster. AEDE hará llegar al primer firmante de la comunicación el resultado de la evaluación, con día, hora y sala de exposición. El resultado es inapelable.

4.- Procedimientos de Selección

4.1.- El resumen de la comunicación será enviado mediante los procedimientos informáticos adecuados para hacerlo accesible a la Secretaría Científica y como muy tarde dos meses antes de la celebración del congreso. El material deberá cumplir la lista de requisitos descritos en el Anexo 4, cuyo cumplimiento debe ser confirmado por el primer autor.

Para participar es imprescindible que el/la lector/a esté inscrito/a en el CA con anterioridad al envío del trabajo. Se entregará un certificado a cada firmante de la comunicación en formato PDF. Si la comunicación no fuese aceptada, el autor podrá pedir la devolución del importe de la inscripción al congreso en caso de no querer asistir al mismo.

El cuanto al formato de los resúmenes de las comunicaciones,

– Tendrán un máximo de 250 palabras (título incluido) y se empleará fuente ARIAL negra en tamaño 11. El archivo debe entregarse en formato Word. No se incluirán referencias bibliográficas ni referencias al autor/a o centro de trabajo.
– En las COI y PI, el resumen debe contener el objetivo, material y métodos con una breve descripción estadística, resultados numéricos y conclusiones.
– En CC y PC los apartados descritos pueden ser usados si el trabajo versa sobre una serie de casos con datos. Si se trata de una comunicación clínica descriptiva deberá incluir al menos objetivo, descripción del tratamiento y evolución.
– Tanto en los casos clínicos (CC) como los pósteres clínicos (PC), deben incluirse en el resumen las imágenes correspondientes a la presentación. De esta forma, dado su carácter clínico, se podrán evaluar adecuadamente. Se enviarán en formato Word o PDF con un tamaño de archivo, en lo posible, no mayor de 3 Mb para su evaluación por parte de la comisión de selección.

4.2- El sistema informático emitirá el correspondiente acuse de recibo, en el que se especificará que el resumen enviado es remitido para valoración a la Comisión de Selección, archivará el original con los datos del autor/a asignándole un número, y preparará el ejemplar anónimo con el mismo código numérico para hacerles accesible a la Comisión de Selección.

4.3.- Los miembros de la Comisión de Selección accederán mediante contraseña a una copia anónima de los trabajos que han de evaluar, junto con un Formulario de Valoración que incluirá un baremo de puntuación de las comunicaciones de 0 a 10, una vez cerrado el plazo de presentación de comunicaciones, teniendo 15 días para evaluar los resúmenes de las comunicaciones.

4.4.- La Secretaría de AEDE deberá asignar los horarios y la localización de los pósteres, que serán comunicados al primer firmante, solicitándole una carta de reconfirmación. El orden de presentación seguirá el orden de recepción de los resúmenes de las comunicaciones. A cada póster se le asignará un número que servirá para identificar éste en las pantallas en las que se exhibirán. Este número también constará en el libro de la reunión anual, para que los participantes en la reunión puedan encontrar el póster que desean ver y para facilitar el trabajo del jurado de las comunicaciones en formato póster.

4.5.- La Secretaría Científica de la AEDE, y como directores los coordinadores de las comunicaciones científicas, serán los responsables del correcto seguimiento y archivo de la documentación de estos procedimientos burocráticos así como de la confidencialidad y protección de las comunicaciones.

4.6.- Si bien el autor puede elegir a priori en cuál de los cuatro apartados desea incluir su comunicación, la comisión puede dirigirla a una sección distinta a la elegida por el/la autor/a. En este caso, el/la autor/a, al enviar su trabajo para valoración, debe indicar si aceptaría un cambio de sección para su comunicación en el caso de que esta fuese seleccionada. En caso de cambio de categoría será necesario que el resumen de la comunicación sea de nuevo evaluado.

4.7.- La decisión de la Comisión de Selección es irrevocable, y los trabajos no podrán volver a ser juzgados en una segunda ocasión, porque se vulneraría el anonimato que debe de presidir todo este procedimiento.

5.- Lectura de las Comunicaciones Orales (CC, COI)

Los jurados deberán reunirse antes de empezar sus evaluaciones individuales o conjuntas con el/la coordinador/a de las comunicaciones científicas para que éste/a explique a los jurados el funcionamiento de la lectura de comunicación, la forma de evaluar en cada sala y de aportación de documentación a la AEDE.

5.1.- Las CC y COI serán leídas de forma simultánea en salas independientes. El tiempo de presentación de las COI será de 10 minutos más 5 de discusión. Para la presentación de CC se dispondrá de un tiempo total de 5 minutos. Se harán grupos de 4 ó 5 casos de tema similar, al final de los cuales habrá una mesa redonda de 10 minutos.

5.2.- El número máximo de comunicaciones (CC y COI) a presentar estará limitado por el espacio disponible, se utilizaran un máximo 4 salas en total para todas las comunicaciones, distribuidas por categorías COI o CC. La duración de la Sesión estará en función del número de comunicaciones, pero no será superior a 3 horas.

5.3.- En cada sala de lectura de comunicaciones estará un jurado único formado por dos miembros Titulares.

5.4.- El Presidente de cada sala, el socio de más edad, dará la palabra al autor/a, le comunicará el tiempo consumido, avisándole cuando le quede un minuto, concederá un minuto de cortesía en caso de necesidad y moderará el debate posterior.

5.5.- Emitirán durante la sesión una primera evaluación (con su puntuación correspondiente) individual de cada comunicación en un Formulario de Calificación Preliminar. Al acabar la misma se reunirán durante un tiempo mínimo de media hora y máximo de una hora para realizar una calificación global razonada, utilizando los Formularios de Calificación Final que formaran parte del Acta de la Reunión.

Las 4 mejores presentaciones de cada categoría preseleccionadas (CC y COI) se volverán a presentar públicamente en sesión especial. El Comité Científico designará un jurado cualificado que valorará los distintos trabajos presentados y emitirá un veredicto que será hecho público antes de la clausura del Congreso, durante la cual se llevará a cabo la entrega de los premios. También se podrá dar una mención a la segunda mejor comunicación de cada categoría.

5.6.- El Presidente del jurado comunicará directamente al Comité Científico, o a su representante, el fallo del jurado que será inapelable. Con posterioridad el informe quedará archivado en la sede de la AEDE y podrá ser examinado por cualquier socio que lo demande.

6.- Presentación y defensa de Pósteres

6.1.- Los Pósteres estarán visibles, en la sala habilitada al efecto por la organización, el primer día del Congreso Anual. El número de póster totales con opción a premio dependerá del tiempo disponible para su evaluación que es de 3 horas máximo.

6.2.- Un delegado del Comité Organizador estará presente coordinando al personal auxiliar que informe a los/las autores/as y comprobando la correcta instalación y disposición del material.

6.3.- Se establecerá un horario para la sesión de presentación de los pósteres en las dos categorías, preferiblemente en coincidencia con las sesiones de comunicaciones. El primer firmante, o la persona que presente la comunicación, deberá personarse en la sala y estar junto a su trabajo aclarando al público asistente y al jurado cuantas dudas y cuestiones le planteen. Los pósteres seleccionados en cada categoría para premio (PC, PI), serán presentados a la comisión evaluadora, en presentación oral de 5 minutos con 5 minutos de discusión con los comisionados.

6.4.- La duración de la Sesión estará en función del número de pósteres que optan a premio, pero no será superior a 3 horas. Durante ese tiempo el/la autor/a deberá estar presente cerca de su trabajo.

6.5- Un jurado formado por dos miembros para cada categoría valorará mediante los Formularios Oficiales de Calificación y, tras realizar las correspondiente preguntas a los autores, todos los pósteres que opten a Premio. Finalizada la sesión se reunirán en privado y, tras el correspondiente debate, emitirán la evaluación final (con su puntuación correspondiente). Por tanto, se determinará el mejor trabajo en cada categoría: PC y PI. El Presidente del jurado comunicará directamente al Comité Científico, o a su representante, el fallo del jurado que será inapelable. Este será mantenido en secreto hasta el acto público en el que se hará entrega de los premios.

6.6.- El informe razonado deberá realizarse en un Formulario Oficial de Calificación Final de las Comunicaciones Científicas en Formato Póster, tendrá el valor de Acta de la reunión, y será entregado al Comité Científico, para que pueda ser examinado por cualquier socio que lo demande.

7.- Proceso de evaluación, premios y composición de los jurados:

7.1.- Los Jurados serán designados por los/as coordinadores/as de comunicaciones científicas, una vez establecidos las comunicaciones de cada sesión. También ellos/as serán los/las encargados/as de coordinar y dirigir la actividad de los jurados durante el CA.

7.2.- Se nombrará un jurado para cada una de las siguientes categorías de premio:

Mejor Comunicación Oral Clínica-CC, Premio PEDRO BADANELLI MARCANO (definidos como aquella presentación de evaluación o descripción de técnicas clínicas consideradas como relevantes, excluidos los informes de casos, que deberán ser presentados en formato póster), decidida por un tribunal de tres miembros, cada una con una duración de 10 minutos, 5 de presentación y 5 de discusión. El tribunal tendrá como componentes a miembros titulares de AEDE o conferenciantes internacionales participantes en el Congreso Anual.

Mejor Comunicación Oral de Investigación-COI, Premio ARTURO MARTÍNEZ BERNA (definida como presentación de un estudio científico, con diseño, evaluación de variables respuesta y evaluación estadística apropiada; también revisiones sistemáticas que incluyan meta-análisis), decidida por un tribunal de tres miembros, cada una con una duración de 15 minutos, 10 de presentación y 5 de discusión.
El tribunal tendrá como componentes a miembros titulares de AEDE con perfil investigador o conferenciantes internacionales participantes en el Congreso Anual (Perfil investigador requiere al menos una de las siguientes características: ser Doctor, tener publicaciones de investigación recientes, o ser Profesor de Universidad).

Mejor Póster Clínico-PC, Premio RAFAEL MIÑANA LALIGA (definido como aquella presentación de evaluación o descripción de técnicas clínicas, incluidos los informes de casos), decidida por un tribunal de dos miembros, cada una con una duración de 10 minutos, 5 de presentación y 5 de discusión. El tribunal tendrá como componentes a miembros titulares de AEDE o conferenciantes internacionales participantes en el Congreso Anual.

Mejor Póster de Investigación-PI, Premio RAFAEL MIÑANA LALIGA (definida como presentación de un estudio científico, con diseño, evaluación de variables respuesta y evaluación estadística apropiada; también revisiones sistemáticas que incluyan meta- análisis), decidida por un tribunal de dos miembros, cada una con una duración de 10 minutos, 5 de presentación y 5 de discusión. El tribunal tendrá como componentes a miembros titulares de AEDE con perfil investigador o conferenciantes internacionales participantes en el Congreso Anual (Perfil investigador requiere al menos una de las siguientes características: ser Doctor, tener publicaciones de investigación recientes, o ser Profesor de Universidad).

7.3.- Los miembros del jurado deberán aceptar su participación en el mismo con aceptación y compromiso de seguimiento de las normas desarrolladas por la AEDE al efecto.

7.4.- Actuará como Presidente y Portavoz el miembro de más edad, y como Secretario/a el más reciente. Este último será el responsable de la entrega de toda la documentación generada durante el procedimiento de valoración a la Secretaría Científica de la AEDE, momento a partir del cual quedará bajo la custodia directa del Secretario de la Sociedad.

7.5.- Los miembros del jurado no podrán figurar como autores o coautores de comunicaciones en la modalidad en la que actúen como tal.

7.6.- En cada categoría se dará un premio y una mención especial, pudiendo ambas quedar desiertas, aunque se recomendará que eso sea excepcional.

7.7.- La Junta Directiva de AEDE desarrollará las actividades y negociaciones necesarias para que estas distinciones sean dotadas, de forma estable, con una cuantía económica o regalo acorde al prestigio de nuestra Sociedad y Congreso Anual.

7.8.- Los resúmenes de los trabajos premiados, previa revisión por parte del Comité Editorial, podrán ser publicados en la revista de la AEDE (Endodoncia). En la publicación se hará pública y patente mención de la comunicación ganadora, autores, el premio obtenido y de su patrocinador.

7.9.- El comité Editorial de la Revista de AEDE podrá solicitar a los/as autores/as de las comunicaciones y pósteres más relevantes, el envío del contenido de sus trabajos en formato artículo, para su evaluación como material para la mencionada revista, entendiendo que los/as autores/as deben realizar ese envío en los 3 meses siguientes a la solicitud. Durante esos 3 meses, los autores dispondrán de asesoría especial por parte del comité editorial. Si se sobrepasa el periodo marcado, el envío del artículo a la revista seguirá el proceso estándar.

B.- condiciones generales para la presentación de comunicaciones

1.- Podrá solicitar presentar una comunicación a un Congreso Oficial de la AEDE cualquier Odontólogo/a e Estomatólogo/a que haya desarrollado un trabajo de investigación, o de interés clínico, en Endodoncia (incluidos los aspectos clínicos y quirúrgicos de la Traumatología Dental), u otros campos de la ciencia relacionados con ella.

2.- Podrán presentar también comunicaciones otros profesionales interesados en la Endodoncia, siempre y cuando lo realicen en relación con un odontólogo/a o estomatólogo/a.

3.- Los trabajos podrán ser seleccionados, tras la posterior revisión por parte del Comité Editorial, para ser publicados en la revista Endodoncia o ser colgados en la página web de la AEDE.

4.- Cada autor/a podrá presentar solamente una Comunicación aunque su nombre podrá aparecer en otros trabajos.

5.- El número de Comunicaciones con opción a premio estará limitado por los aspectos de la organización científica del congreso. La selección de las mismas se hará de forma anónima, en base a criterios relacionados estrictamente con la calidad científica y clínica del material. El autor al enviar una Comunicación para valoración se entiende que acepta tácitamente estas condiciones. La Secretaría de AEDE velará por la confidencialidad y seguridad del material recibido. 

ACEPTACIÓN DE LAS BASES

Las personas que envíen resúmenes de investigación para el 40º Congreso Anual de la Asociación Española de Endodoncia, lo hacen con el conocimiento y cumplimiento de las normas siguientes, con la aceptación de los plazos y las decisiones que tomen los comités responsables.

– Los/as autores/as aseguran que el material es original, no ha sido presentado previamente, todos los/as autores/as listados han trabajado en él y todas las imágenes y contenido utilizados son del grupo o han sido autorizados a usarlo.

– En todas las presentaciones que se hagan, se realizará una descripción completa del material presentado al enviar el resumen.

– El envío del resumen conlleva la obligación para el/la autor/a de presentar el tema en el Congreso.

-El envío del resumen se realizara obligatoriamente a través de la web del Congreso, no aceptándose ninguna otra vía.

– Los/as autores/as están obligados a responder las cuestiones que surjan en la audiencia relacionados con la presentación, al realizar la misma.

– La sesiones de póster que opten a premio requerirán presentación ante los/as evaluadores/as que podrán hacer preguntas.

– El idioma oficial será el español.

– En los resúmenes de investigación se aceptarán revisiones sistemáticas.

-Tanto en los casos clínicos (CC) como los pósters clínicos (PC) se deberán enviar en el resumen, las imágenes correspondientes a la presentación. De esta forma, dado el carácter clínico se podrán evaluar adecuadamente. Se enviará en formato WORD/PDF de 1 hoja con un tamaño no mayor de 3 mb para su evaluación por parte de la comisión de selección.

– El número máximo de autores/as en las COI y PI será de 5. En los CC y PC será de dos autores/as. En ambos casos, será condición imprescindible que el primer firmante esté inscrito previamente al 40º Congreso AEDE. Una vez inscrito y pagada su cuota de inscripción se le enviará su contraseña para poder acceder al programa de envío de resúmenes.

– No se dividirá un mismo estudio en varias presentaciones, salvo que esté debidamente justificado.

– Los trabajos presentados en todas las categorías deben ser trabajos originales y no previamente publicados o presentados en otros congresos.

Comunicaciones científicas y privacidad de los datos

1. La Comisión de Evaluación se comprometerá a mantener la privacidad de los datos que reciba para su valoración, asegurándose de evitar que sean divulgadas por ningún medio, ya sea digital o físico.

2. En el caso de que la Comisión de Evaluación tuviese que realizar una deliberación en base a las imágenes enviadas, se evitará su difusión entre sus miembros utilizando aplicaciones de mensajería instantánea o cualquier medio que pudiera comprometer la privacidad de los datos.

3. Una vez enviada la valoración sobre el resumen presentado, los miembros de la Comisión de Evaluación deberán proceder al borrado seguro de toda la información recibida.

4. Las imágenes que los autores aporten en sus comunicaciones científicas deberán preservar el anonimato del paciente o, en caso de que la imagen sea identificativa, poseer el consentimiento específico del paciente para su presentación en el congreso de AEDE al que se presente, tal y como especifica la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y el Real Decreto-ley 5/2018, de 27 de julio, de medidas urgentes para la adaptación del Derecho español a la normativa de la Unión Europea en materia de protección de datos. El Comité Científico podrá requerir dicho consentimiento al autor/a para comprobar su idoneidad y validez.

5. La Asociación Española de Endodoncia, el Comité Organizador y la Comisión de Evaluación del Congreso no se hacen responsables del origen de las imágenes aportadas por los/as autores/as.